シートに入力されたデータを見やすく編集することは後のデータ活用に有用です。
また、データの条件毎にセルに色を付けるなどの書式設定を行うと入力ミスを防いだり後から重点的に確認すべきデータを目立たせることも行えます。
自動化するには「条件付き書式」
スプレッドシートには指定した条件に対して書式を自動で割り当てることができる「条件付き書式」という機能があります。
まずは初歩的な使い方として、「土」と入力されているセルの背景色を水色に、「日」と入力されているセルの背景色を淡赤色にしてみましょう。
＜手順＞
- 曜日が入力されている列（どの行でも良いです）の上で右クリックしてメニューを表示させます。
- 表示されたメニューの下の方にある「条件付き書式」をクリックします。
- 条件付き書式設定ルールを作成します。
「範囲に適用」はどのセル範囲に対して書式設定を行うかの設定です。今回は「B2:B32」を選択します。
「セルの書式設定の条件」を設定します。今回は「土」と入力されているセルに対して条件を設定するのでプルダウンメニューから「次と等しい」を選択し、その下の「値または数式」の欄に 土 と入力します。
「書式設定のスタイル」の欄でセルの背景色を選択します。土曜日は水色（好きな色でも構いません）を選択します。 - 青い「完了」ボタンをクリックするとB2:B32のセルのうち「土」と入力されているセルの背景色が変わります。
同じように 日 と入力されているセルについても条件付き書式の設定を行いましょう。
行全体に設定するときは「カスタム数式」を利用
先ほど説明した方法の場合、範囲選択したセルの中で条件に一致するセルにだけ書式が設定されました。
土曜日の行は行全体を薄青にしたい ときなどには「セルの書式設定の条件」にカスタム数式を適用することにより実現できます。
＜カスタム数式を使用した条件付き書式＞
- シート内のすべてのセルを選択します。（列番号Aの左側の灰色の四角をクリック）
- その場で右クリックして表示されたメニューの下の方にある「条件付き書式」をクリックします。
- 「条件付き書式設定ルール」を設定します。「新しい条件を追加」をクリックします。
- 「範囲に適用」の欄は自動でA1:Z1000のような形で自動入力されているのを確認します。
- 「セルの書式設定の条件」のプルダウンメニューをクリックし、一番下の「カスタム数式」を選択します。
カスタム数式の欄には「=$B2=”土”」と入力します（B列のデータが「土」ならば、の意味）。 - 「書式設定のスタイル」の欄でセルの背景色を薄青色にします。
- 青い「完了」ボタンをクリックして条件付き書式を設定します。
土曜日の行全体に色がついたことを確認します。
同じように日曜日についても設定してみましょう。
条件付き書式の優先順位
いくつかの条件付き書式設定ルールを作成した場合、複数のルールに合致するデータがある場合、条件付き書式設定ルールのうち上にあるものが優先して適用されます。
条件付き書式の活用方法
データの入力、分析の際に条件付き書式を活用することにより入力ミスや見落としを減らすことができます。以下のような場面でも有効です。
- 納期を過ぎた項目の行を赤色にして警告
- データ入力不備があるセルを着色して注意喚起
- データのジャンル別の分類
さまざまな場面で活用できる条件付き書式。うまく利用して効率化につなげましょう。
