今回はGoogleグループを活用してグループに登録されているメンバー全員にカレンダーの予定を通知する機能を利用します。
スケジュールの一斉送信だけでなく参加者の管理、中止になった場合の通知なども利用できます。
Googleグループをまだ作成していない方は「Googleグループを作成」の記事をご覧ください。
↓画像はクリックで拡大されます。
まずは自分のアカウント上でスケジュールを作成します。
作成したスケジュールの詳細設定からグループメンバー宛にスケジュールを通知します。
先ほど作成したスケジュールをクリックし「鉛筆マーク」をクリックして編集画面にします。
スケジュールの詳細を編集する画面に切り替わります。
左側にある各欄は必要に応じて入力しておきます。
詳細を入力した後、「ゲストを追加」の欄にグループに設定した「グループのメールアドレス」を入力します。
入力したら上にある「保存」ボタンをクリックします。この時点でメンバーにスケジュールがメールおよびカレンダー内に通知されます。
もう一度、先ほどの予定をカレンダー上でクリックすると「○人のゲスト、参加○人、返答待ち○人」と表示されます。
共有した相手が出欠を設定するとこの欄に反映されます。
また、カレンダー上でこの予定を削除すると共有された相手には「予定のキャンセル」のメール通知が送られます。
以上の手順で組織・グループのメンバーに対しての予定共有が行えます。
全体的な動きを管理するのに大変便利な機能ですので、ぜひ活用しましょう。
