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新Googleグループが登場!早速チェック!

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Googleグループが新Googleグループになりました。

新Googleグループをチェック!

組織や会社などでのグループメンバーに対する連絡や、メールの一斉送信(メーリングリスト)、会社の窓口としてメール連絡を受けて複数の受信者で担当する共同トレイなどの機能が利用できるGoogleグループ(以下グループ)が新しくなります。

長年、インターフェイスを変えることなく提供されてきたGoogleグループですが、2020年3月にベータ版がリリースされ、2020年6月からG Suiteのユーザーから順次 正式なリリースとして新しいGoogleグループに切り替わっていくようです。

新Googleグループのファーストインプレッション

新しいグループで今のところ使用できない機能

以下の機能はこれまでのグループでは使用できましたが、新しいグループではリリース直後は使用できないようです(2020年6月26日現在)。
これらの機能は順次提供されるとの事です。そのため、以下の機能(主な物のみ掲載)を使用している方は、従来のグループに戻してしばらくの間利用を継続できます。

  • 共同トレイ
    共同トレイの作成、トピックの割り当て、既存グループの共同トレイへの変更など。
  • タグとカテゴリ
    共有ラベルに関してタグとカテゴリの置き換え機能。新しいグループではラベルは使用できなくなる模様。
  • モバイルブラウザからの利用
    モバイル向けのユーザーインターフェイスが現時点では提供されていないようです。
  • グループの会話の上部に表示されるウェルカムメッセージ
    グループの会話の上部に表示されているウェルカムメッセージの追加や変更ができません。「全社員へ、1日一度はグループのメッセージを確認してください」などの表示が現時点ではできないようです。
  • 管理対象メッセージへのアクセス
    スパムとしてマークされた会話を表示するための機能が未実装です。

これらの機能が正式リリースされるまでは、利用方法により従来のグループを使用すると良いでしょう。

ただし、従来のグループは新しいグループに機能が追加されたのちに廃止になる見込みです(それがいつなのかは現時点で発表はないようです)。

従来のグループに戻す方法

ある日突然、新しいグループになってしまっていた、新しいグループを使ってみたがしばらくは機能の互換性の問題で従来のグループの方がよい、という場合は新しいグループから従来のグループに切り替えることができます(逆もできます)。

新しいグループの右上にある「歯車マーク」をクリックすると、従来のGoogleグループに戻す という項目があるので、それをクリックするだけで戻すことができます。

以前のGoogleグループに戻す方法

新しいグループを使ってみます

今回は、新しいグループの概要程度となりますが、インタ―フェイス等を見ていきたいと思います。

新しいグループを開くと最近のGoogleのデザインで作られた表示になっています。
従来のGoogleグループで作られたものも新しいグループに移行されます。
自分が所属する組織のグループではない、外部のグループについては「外部」と表示されるようになったようです。

新しいGoogleグループ グループの一覧

グループを作成しましょう

1.グループの情報を入力してください

グループを追加するときは、画面左上の「グループを作成」をクリックします。

グループの新規作成

まずはグループの情報を入力します。

グループメール
グループに設定される固有のグループアドレスを決めて入力します。グループの代表としてメッセージを投稿するときはこのメールアドレスから送信されることになります。

グループの説明
登録されたメンバーに「何用のグループなのか」がわかるように記載します。

新Googleグループ グループの作成

2.プライバシー設定を選択してください

グループの各メンバーが「グループメールは受信できるが送信はできない」、「メンバー一覧を表示できるのは管理者のみ」などの機能やアクセス制限を設定することができます。

新Googleグループの設定 その2

グループに参加できるユーザー

  • 「組織内の誰でも参加できる」同じ組織(ドメイン)のユーザーは誰でも招待されなくても参加できるようになります。
  • 「組織内の誰でも参加をリクエストできる」同じ組織(ドメイン)のユーザーはグループ管理者に参加リクエストを送り、承認されれば参加できます。
  • 「招待されたユーザーのみ」同じ組織のユーザーだけでなく、外部のユーザーもグループ管理者から招待された場合は、招待を承認するとグループに参加できます。

会話を閲覧できるユーザー
ウェブ版のグループ上でウェブフォーラムが有効になっている場合、すべての会話(過去のメッセージなど)を見ることができます。

投稿できるユーザー
グループに対してメッセージを投稿できるユーザーをしています。社内の連絡用の場合は「組織全体」、返信や受信者からの投稿を受け付けないメーリングリストなどの場合は投稿できるユーザーを「管理者、マネージャー限定」にします。

メンバー一覧を表示できるユーザー
グループに登録されているメンバーの一覧を見ることができるユーザーの範囲を指定します。社内でオープンになっているもの以外は「管理者、マネージャー」などに限定しておきましょう。

設定が済んだら次に進みましょう。

3.メンバーを追加

グループに登録する、自分以外のメンバーを追加します。

  • グループのメンバー
    もっとも権限が少ない一般参加者として追加されます。メンバーはメールアドレスで登録します。
  • グループのマネージャー
    管理者よりも限定された権限を持つユーザーを追加します。
  • グループのオーナーグループに対するすべての操作が行えるユーザーとして追加します。

ウェルカムメッセージ
登録された参加者に「〇〇グループのメンバーとして登録されました」などのメッセージを登録時に送ります。

新しいGoogleグループの設定 その3

登録

  • すべてのメール
    グループにメッセージが投稿されるたびにユーザーに送られます。
  • ダイジェスト
    最大150件までのメッセージの要旨をまとめて1日1回配信します。
  • 要約
    最大25件の要約されていない完全なメッセージが1つのメールのまとめられて1日1回配信されます。
  • なし
    メンバーへのメール送信は行われません。Web上のフォーラムのみで運用する場合のオプションです。

メンバーを直接追加

  • 直接追加をONにした場合
    メンバーの承認を待たずに登録します。
  • 直接追加をOFFにした場合
    メンバーがグループに参加することを承認した場合に、メンバーとして正式に登録されます。

これでグループが作成できました。

グループにメッセージを投稿する

グループ(とメンバー)に新しいメッセージを投稿するときはグループを開いた状態で画面左上の「新しい会話」をクリックします。

新しいGoogleグループ メッセージの作成

すると、Gmailの新規作成のような画面が開きました。

  • 差出人
    ログインしているアカウントで送信する
    グループへの投稿をログイン中のアカウントで行います。(あなた)と表示されています。
    グループのメールアドレスで送信する
    差出人の欄で「グループのメールアドレス」を選択すると、グループ(の代表者)としてメッセージを投稿できます。
  • 件名
    メールと同じようにメッセージのタイトルを入力します。
  • 広い枠
    メッセージの本文を入力します。Gmailと同様、ファイルの添付なども行えます。

メッセージの作成が終わったら作成枠の左下の「メッセージの投稿」をクリックします。

新しいGoogleグループ メッセージの新規作成と送信

メッセージが投稿されるとメンバーにメールが送信される設定の場合はメールが送られます。

また、Web上で会話(メッセージ)の一覧が見られるユーザーのグループを開くと投稿された内容が表示されます。

返信する権限を持つユーザーは個々のメッセージに対して返信などを行い会話を続けるための投稿ができます(一覧からメッセージを選んでから操作します)。
返信する権限がないユーザーに対しても返信などがあった場合はメールでの通知をONにしている場合は返信内容が通知されます。

新しくなったGoogle Group メッセージの一覧表示

さらなる改良に期待

組織での一斉連絡ツールとして、メール一斉送信ツールとして、さまざまな用途に利用できるGoogleグループ。

新しいGoogleグループは従来のグループと比較して、グループ作成時の設定などがかなりわかりやすくなった、という印象です。

今後の改良でさらに使いやすいツールになることに期待しましょう。